Tips som forbereder ditt IT-miljø for fremtiden
Er du klar til å modernisere IT-infrastrukturen fra en ustrukturert blanding av udaterte datasystemer og skreddersydde løsninger, til en fleksibel og effektiv drivkraft mot fremtiden? Da har du kommet helt riktig. Her får du eksperttipsene du trenger for å lykkes.
I denne artikkelen forklarer GlobalConnect’s eksperter Johan Caripson, Commercial Business Manager, og Peter Aspling, produktansvarlig, hvordan du kan oppnå bedre oversikt over dine systemer og redusere avhengigheten av spesifikke enkeltpersoner og leverandører. Resultatet? Et IT-miljø som forbereder din bedrift på fremtidens utfordringer og muligheter.
1.Gjennomfør en systematisk opprydding i systemlandskap – trinn for trinn. Her er noen eksempler på tjenester som ofte kjøpes inn i administrert form:
Et viltvoksende systemlandskap er, som nevnt, ikke særlig fremtidsrettet. Men bør du trimme det forsiktig fra tid til annen, eller fjerne alt fra grunnen? Her er Johan Caripsons guide til en vellykket opprydding, steg for steg.
- Forankre støtte hos ledelsen
Man bør i utgangspunktet unngå å gjennomføre radikale endringer før man har sikret seg organisasjonens støtte. Å rydde opp i systemene må ikke være et sideprosjekt for deg som IT-leder, men en integrert del av din arbeidsbeskrivelse. Ellers vil du ikke kunne avsette den nødvendige tiden og ressursene, og problemet vil fortsette å bli nedprioritert. Sørg derfor for å forankre beslutningen med ledelsen før du starter et prosjekt for å kartlegge og rydde opp i virksomhetens IT-miljø.
- Vurder risikoene for å få aksept
Noen ganger kan det være utfordrende å overbevise ledelsen om at kontinuerlig opprydding av systemet bør prioriteres. I slike tilfeller kan det være nyttig å vise de økonomiske konsekvensene.
Lag en oversikt over de ulike delene av IT-miljøet og identifiser mulige risikoer. Dette kan for eksempel handle om utdaterte nettverkstilkoblinger eller systemer uten tydelig definerte ansvarlige. Angi deretter en estimert kostnad, selv om den ikke er nøyaktig, ved å la være å håndtere de identifiserte sårbarhetene. Selv om hver enkelt del kan virke mindre alvorlig i seg selv, kan den totale summen utgjøre et betydelig beløp.
- Legg frem en langsiktig plan
Når du har mottatt godkjenningen fra ledelsen, bør du utarbeide en tidsplan for å strukturere opprydningsprosessen og sette målbare milepæler. Del prosjektet i mindre deler for å gjøre det mer håndterbart. Du kan for eksempel fokusere på ett forretningsområde per kvartal og foreta en grundig gjennomgang av systemene for å identifisere eventuelle avvik. Sørg for å kommunisere klart og proaktivt med alle berørte parter for å unngå uønskede konsekvenser som for eksempel tap av viktig informasjon. - Etabler orden og struktur som den nye standarden
Prosessen er vanligvis mest krevende i begynnelsen, før kommunikasjonskanaler og beslutningsprosesser er fullt etablert. Etter hvert vil man få bedre rutine på alt og kunne følge opp og evaluere arbeidet. Til slutt vil det bli en integrert del av virksomheten at alle systemer som benyttes er tydelig dokumentert med ansvarlige, tillatelser og sikkerhetsoppdateringer – akkurat slik det bør være i ditt IT-miljø. Dette gjør virksomheten mer effektiv i sin helhet, men viktigst av alt er det en svært kostnadseffektiv måte å forebygge cyberangrep på.
2.Oppgrader IT-miljøet på en fleksibel og skalerbar måte
Når du har fjernet utdaterte systemer og fått oversikt over ditt IT-miljø, er det på tide med neste trinn: å avgjøre hvilke oppgraderinger og tillegg som er nødvendige for å gjøre virksomheten bedre rustet for fremtiden. Noen grunnleggende spørsmål du bør stille deg i denne fasen er:
- Er det områder av bedriften som for øyeblikket håndteres internt, men som ville vært mer fornuftig å outsource for å frigjøre interne ressurser til kjernevirksomheten?
- Er våre nåværende sikkerhetsløsninger tilstrekkelige for å håndtere de stadig økende cybertruslene, samt kravene i NIS2 og andre regelverk?
- Kan vi enkelt justere størrelse på vår IT-løsning i samsvar med endringer i våre behov, for eksempel når det gjelder nettverks- og lagringskapasitet?
- Ikke vær for spesifikk i dine krav
På samme måte som opprydding av system, er det fornuftig å utarbeide en langsiktig plan. Lag en tydelig prioriteringsliste for investeringene basert på virksomhetens viktigste behov, både på kort og lang sikt. Når du vurderer ulike alternativer, bør du unngå å binde deg for tidlig til spesifikke systemer eller leverandører, understreker Johan Caripson:
– Konsentrer deg om hva du ønsker å oppnå med din IT-løsning, heller enn å fokusere på hvilket merke du foretrekker for din programvare eller maskinvare. Da åpner du opp for en bredere dialog med flere aktører, noe som gir deg et bedre utvalg, forklarer han.Tips! Står du overfor en større IT-anbudsrunde for en virksomhet i den offentlige sektoren? Last ned og les våre 7 råd som hjelper deg å maksimere verdien i løpet av prosessen. - Unngå unødvendige komplekse spesialtilpasninger
Peter Aspling advarer også mot å kreve altfor spesifikke spesialtilpasninger fra den leverandøren du velger: – Det du etterspør finnes kanskje ikke som en standardløsning for øyeblikket, men trenger å utvikles. Tenk på at en fullstendig skreddersydd løsning kan bli mindre fleksibel og komplisert å vedlikeholde over tid. Forsøk heller å samarbeide med leverandøren slik at de kan utvikle en løsning som på sikt kan inkorporeres i deres produktutvalg som en ny standard. Dette gir en mer skalerbar og fremtidsrettet løsning, til fordel for begge parter på lang sikt.3.Bytt ut intern drift med administrerte IT-tjenester
Flere og flere større organisasjoner velger å kjøpe hele eller deler av sin IT-løsning som administrerte tjenester. Fremtidssikring er en av hovedgrunnene til dette, ifølge Peter:-Med administrerte IT-tjenester får du en dynamisk og fleksibel struktur som kan tilpasses etter behov. Du kan også føle deg helt trygg at løsningen alltid er oppdatert i henhold til de nyeste standardene for både sikkerhet og ytelse.
Les mer om hvordan administrerte tjenester bidrar til et fremtidssikret IT-miljø.
Vurderer du om din virksomhet ville ha nytte av å kjøpe for eksempel nettverk, skylagring og brannmursbeskyttelse som administrerte tjenester, i stedet for å håndtere alt med interne ressurser? Ikke gå glipp av artikkelen om hva som ligger bak den økte etterspørselen etter administrert IT og de viktigste fordelene.